Jak rozliczyć wynajem mieszkania ryczałtem i uniknąć błędów?

Jak rozliczyć wynajem mieszkania ryczałtem i uniknąć błędów?

Od 2023 roku osoby wynajmujące mieszkania prywatnie mają obowiązek rozliczania podatku wyłącznie w formie ryczałtu ewidencjonowanego[1][4]. Ta uproszczona forma opodatkowania obejmuje zarówno najem prywatny, jak i najem okazjonalny, instytucjonalny, podnajem, dzierżawę oraz poddzierżawę[8]. Wybór innych form, takich jak skala podatkowa lub liniówka, nie jest już możliwy w przypadku najmu prywatnego. Właściwe rozliczenie i znajomość procedur pozwala uniknąć kosztownych błędów podatkowych i zapewnić spokój prawny na kolejne lata.

Zasady rozliczania wynajmu mieszkania ryczałtem

Podstawową regułą opodatkowania najmu w 2025 roku jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, który polega na naliczaniu podatku wyłącznie od całości osiągniętych przychodów, bez prawa do odliczenia kosztów ich uzyskania[3]. Podstawą opodatkowania jest wyłącznie uzyskany przychód, zdefiniowany w zależności od konstrukcji umowy z najemcą. Jeśli czynsz obejmuje media i inne opłaty, cała suma stanowi przychód właściciela[2]. Jeśli najemca ponosi koszty mediów samodzielnie, przychodem jest wyłącznie wartość czynszu podstawowego[2].

Nie istnieje obowiązek powiadamiania urzędu skarbowego o wyborze ryczałtu jako formy opodatkowania wynajmu prywatnego, co dodatkowo upraszcza formalności po stronie właściciela mieszkania[4].

Stawki podatku ryczałtowego w 2025 roku

W 2025 roku funkcjonują dwustopniowe stawki podatku ryczałtowego dla przychodów z najmu prywatnego:

• 8,5% dla sumy przychodów do 100 000 zł rocznie[1][5][7]
• 12,5% dla nadwyżki ponad 100 000 zł rocznie[1][5][7]

Progi są rozliczane narastająco. Podatek 8,5% naliczany jest od przychodów do ustalonego limitu. Po przekroczeniu progu opodatkowaniu stawką 12,5% podlega wyłącznie nadwyżka ponad 100 000 zł[1][5].

Obowiązki podatnika wynajmującego mieszkanie

Każda osoba fizyczna osiągająca przychody z najmu prywatnego musi samodzielnie obliczyć podatek poprzez pomnożenie miesięcznego lub kwartalnego przychodu przez właściwą stawkę podatkową[3]. Podatek należy wpłacić na indywidualny mikrorachunek podatkowy do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano przychód[3]. Właściciel lokalu może wybrać system wpłat miesięcznych lub kwartalnych[1][4].

Warto pamiętać, że w ryczałcie nie rozlicza się kosztów uzyskania przychodów, przez co wysokość podatku zależy wyłącznie od wartości przychodu, a nie faktycznych zysków właściciela[3]. Ordynacja podatkowa w tej formie znacząco ogranicza formalności, jednak wymaga bieżącej kontroli przychodów oraz terminowych wpłat zaliczek.

Roczne rozliczenie PIT-28 i terminowość obowiązków

Po zakończeniu roku podatkowego wynajmujący jest zobowiązany do złożenia rozliczenia w formie formularza PIT-28, w którym wykazuje całą kwotę przychodów opodatkowanych ryczałtem[6]. Formularz należy złożyć w okresie od 15 lutego do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym, czyli za 2025 rok rozliczenie nastąpi w 2026 roku[9].

Rozliczenie PIT-28 pozwala na uwzględnienie bieżących wpłat oraz ewentualnych niedopłat lub nadpłat, które zostają wykazane w deklaracji rocznej. To kluczowy moment do dokonywania poprawek, jeśli zdarzyły się pomyłki w trakcie roku podatkowego[3][6].

Najczęstsze błędy i jak ich unikać

Do kluczowych błędów prowadzących do nieprawidłowego rozliczenia zalicza się:

• Nieprawidłowe określenie podstawy opodatkowania – przychód musi być wyliczony zgodnie z umową najmu oraz sposobem pokrywania kosztów mediów[2]
• Nieterminowe wpłacanie zaliczek na podatek – każda wpłata musi obowiązkowo trafić do urzędu skarbowego do 20. dnia miesiąca po uzyskaniu przychodu[3]
• Nieścisłości w formularzu PIT-28, np. nieuwzględnienie wszystkich przychodów z wynajmu czy błędne wyliczenie podatku[6]

Aby uniknąć błędów, konieczne jest przemyślane konstruowanie umowy z najemcą, bieżąca kontrola przychodów i szczegółowa znajomość terminów podatkowych.

Podsumowanie: jak poprawnie rozliczyć wynajem ryczałtem

Ryczałt od najmu prywatnego to obecnie jedyna dopuszczalna forma opodatkowania dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej[1][4]. Rozliczenie polega na opodatkowaniu całkowitego przychodu i wymaga systematycznej wpłaty podatku do 20. dnia każdego miesiąca lub kwartału. Po zakończeniu roku rozliczeniowego właściciel lokalu składa deklarację PIT-28 między 15 lutego a 30 kwietnia następnego roku[6][9]. Prawidłowe obliczenie podstawy opodatkowania oraz terminowe regulowanie zaliczek pozwala uniknąć wszelkich nieprawidłowości i błędów podatkowych.

Źródła:

1. https://helpfind.pl/blog/podatek-od-wynajmu-mieszkania
2. https://direct.money.pl/artykuly/porady/jak-rozliczyc-prywatny-najem-mieszkania,75,0,1560651
3. https://grupacdf.pl/podatek-od-wynajmu-mieszkania-w-2025-roku-przewodnik-dla-wlascicieli-nieruchomosci/
4. https://wynajmistrz.pl/podatek-od-wynajmu-ryczalt-prywatny-czy-dzialalnosc-gospodarcza/
5. https://www.podatki.gov.pl/pit/osoba-nieprowadzaca-dzialalnosci-gospodarczej/rozliczenie-osob-26-60/rozliczenie-dochodow-z-najmu-ryczalt-ewidencjonowany/
6. https://www.szlachetnapaczka.pl/jedenprocent/artykuly/dochod-z-wynajmu-mieszkania/
7. https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-opodatkowanie-najmu-prywatnego
8. https://www.e-pity.pl/pit-28/stawka-ryczalt-najem-2018-ponad-100-tysiecy/
9. https://www.pitax.pl/rozliczenie-pit-28/