Jakie są rodzaje negocjacji i kiedy je stosować?

Negocjacje są nieodłącznym elementem życia zawodowego i prywatnego. Już od pierwszych chwil rozmowy, gdy pojawiają się różnice zdań lub interesów, wchodzimy w proces zmierzający do porozumienia. Poszczególne typy negocjacji różnią się stylem, celem oraz mechanizmami działania. Ich dobór należy uzależnić od sytuacji oraz zamiarów stron. W tym artykule precyzyjnie opisujemy rodzaje negocjacji oraz podpowiadamy, kiedy stosować każdy z nich, wskazując na praktyczne przesłanki i kryteria wyboru.

Definicja negocjacji i istota procesu

Negocjacje to proces komunikacyjny, w którym dwie lub więcej stron o częściowo rozbieżnych, a częściowo zbieżnych interesach dążą do osiągnięcia porozumienia lub kompromisu. Celem jest wzajemne uzgodnienie stanowisk poprzez ustępstwa i prezentowanie własnych argumentów. Kluczowym aspektem negocjacji jest rozpoznanie zarówno swoich, jak i cudzych interesów, co zwiększa szansę na efektywne porozumienie oraz minimalizuje ryzyko konfliktu[2][6].

Sam proces negocjacyjny przebiega w kilku fazach: przygotowanie, wymiana informacji, prezentacja argumentów, ustępstwa oraz finalizacja porozumienia. Każda z faz wymaga różnych narzędzi i stylów negocjacyjnych, a sukces zależy od właściwego dostosowania podejścia do specyfiki sytuacji[9][6].

Podstawowe rodzaje negocjacji według stylu

Wyróżnia się trzy główne style negocjacji:

• Negocjacje twarde: Ten styl charakteryzuje się dążeniem do maksymalizacji własnych korzyści. Strony są nieustępliwe, często stosują presję, manipulację oraz metody konfrontacyjne. Typowy dla twardych negocjacji jest brak uwzględnienia interesów drugiej strony, co może prowadzić do długotrwałych sporów i napięć. Negocjacje te są silnie nacechowane emocjonalnie lub wręcz agresywnie, a kompromis pojawia się rzadko[1][4][10].
• Negocjacje miękkie: Tutaj za główny cel obiera się utrzymanie dobrych relacji i współpracę. Strony wykazują skłonność do kompromisu, empatii oraz elastyczności, często ustępując w pewnych kwestiach, by osiągnąć satysfakcjonujący obie strony konsensus. Negocjacje miękkie redukują ryzyko eskalacji konfliktu, zwiększają poziom zaufania i prowadzą do obopólnych korzyści, nawet kosztem własnych ustępstw[1][4][7][8].
• Negocjacje rzeczowe: Oparte na analizie faktów, twardych danych i obiektywnych kryteriów branżowych. Strony wyłączają emocje, koncentrują się na konkretach i rozwiązaniach możliwych do uzasadnienia na podstawie argumentów merytorycznych. Rzeczowe negocjacje minimalizują wpływ subiektywnych ocen, zapewniają przejrzystość oraz bazują na wspólnych standardach[1][10].

Wybór stylu negocjacji bezpośrednio wpływa na atmosferę rozmów, dynamikę interakcji oraz możliwość osiągnięcia porozumienia. Zastosowanie danego stylu zależy od okoliczności, oczekiwań partnera oraz celu, który chcemy osiągnąć[6].

Rodzaje negocjacji według celu i charakteru

Podstawowe rodzaje negocjacji ze względu na cel i charakter obejmują:

• Negocjacje integracyjne (Win-Win): Celem jest stworzenie wartości i znalezienie rozwiązania korzystnego dla obu stron. Strony skupiają się na interesach, a nie na sztywnych pozycjach. Nacisk kładziony jest na współpracę, utrzymanie długoterminowych relacji i szukanie kompromisu, który dawałby satysfakcję wszystkim uczestnikom. Ten rodzaj negocjacji polecany jest wszędzie tam, gdzie przyszła współpraca jest priorytetem lub obie strony widzą możliwość wspólnego zysku[2].
• Negocjacje rozdzielcze (Win-Lose): Opierają się na rywalizacji i dążeniu, by jedna strona uzyskała przewagę kosztem drugiej. Typowym przykładem są konfrontacje o ograniczone zasoby, gdzie każdy ustępstwo jednej strony automatycznie oznacza korzyść drugiej. Stosuje się je głównie w sytuacjach rywalizacyjnych, gdzie relacje długoterminowe nie mają wysokiego znaczenia[2][4].
• Negocjacje cenowe: To typowe negocjacje dotyczące ustalania wartości produktu, usług bądź warunków transakcji handlowych. Głównie stosowane są w biznesie, w relacjach dostawca-klient, gdzie osiągnięcie optymalnych warunków finansowych ma kluczowe znaczenie dla stron[3][5].

Wybierając rodzaj negocjacji, należy uwzględnić strukturę relacji, możliwe zyski oraz oczekiwania względem wyniku. W sytuacjach, gdzie liczy się przyszłość współpracy, przewagę mają negocjacje integracyjne. W transakcjach jednorazowych lub przy ograniczonych zasobach dominują negocjacje rozdzielcze[6].

Style negocjacyjne a komunikacja i zaangażowanie

W literaturze wyróżnia się również style negocjacyjne ze względu na sposób komunikowania się oraz poziom uczestnictwa:

• Styl aktywno-korporacyjny: Skupia się na rzeczowej analizie problemów, odrzuca emocje, jest zorientowany na fakty i argumenty.
• Styl pasywno-współpracujący: Preferuje uległość i współpracę, podkreślając wagę utrzymania pozytywnych relacji.
• Styl aktywno-walczący: Wyróżnia się emocjonalnością, impulsywnością i agresywnością w negocjacjach.
• Styl pasywno-walczący: Cechuje się dyplomacją, unikaniem inicjatywy i bezpośrednich konfrontacji, jednak pozostaje czujny wobec interesów własnych[1].

Dobór stylu zależy od temperamentu, przyjętej strategii, jak również kontekstu sytuacyjnego. Każdy z nich stwarza inne szanse i zagrożenia w procesie ustalania kompromisu i warto je świadomie stosować[6].

Strategie negocjacyjne i ich zastosowanie

Prowadzenie negocjacji wymaga wyboru strategii negocjacyjnej, którą najlepiej dostosować do danej sytuacji. Można wyróżnić kluczowe strategie: unikanie, łagodzenie, kompromis, dominacja oraz kooperacja. Ich przydatność zależy od ustalonych celów, układu sił, a także dynamiki otoczenia biznesowego[6].

Najważniejsze elementy skutecznych negocjacji obejmują:

• Rozpoznanie własnych i cudzych interesów oraz potrzeb
• Elastyczność i gotowość do kompromisu na wybranych polach
• Dostosowanie stylu do oczekiwań partnera i specyfiki sytuacji
• Wykorzystanie wiarygodnych danych i obiektywnych kryteriów w negocjacjach rzeczowych

To, jaką strategię oraz rodzaj negocjacji wybrać, zależy od celu oraz charakterystyki danej interakcji. Negocjacje cenowe i handlowe dominują w środowiskach, gdzie kluczowe są warunki zakupu oraz wolumeny dostaw, natomiast negocjacje pracownicze są domeną ustalania płac i warunków zatrudnienia[3][5].

Kiedy stosować poszczególne rodzaje negocjacji?

Negocjacje twarde stosuje się w warunkach silnej rywalizacji lub gdy zależy nam wyłącznie na własnych korzyściach, nie bacząc na relacje z drugą stroną. Pożądaną przewagą są tu ograniczone zasoby oraz jednoznacznie określony cel[1][4].

Negocjacje miękkie wybierane są tam, gdzie istotna jest kontynuacja relacji i szukanie wspólnego gruntu. Sprawdzają się w sytuacjach, w których kompromis i wzajemne zrozumienie mają priorytet[7][8].

Negocjacje rzeczowe najlepiej wykorzystać w branżach technologicznych lub tam, gdzie priorytetem jest obiektywizm, analiza i decyzje poparte danymi[1][10].

Negocjacje integracyjne (Win-Win) są optymalne, kiedy stronom zależy na trwałej współpracy, a relacja budowana jest na zaufaniu oraz dążeniu do wspólnego sukcesu. Negocjacje rozdzielcze (Win-Lose) są z kolei odpowiednie dla jednorazowych transakcji i sytuacji, w których relacje nie są kluczowe, a zasoby pozostają ograniczone[2][4].

Negocjacje cenowe stosuje się wszędzie tam, gdzie priorytetem są szczegółowe ustalenia handlowe, zwłaszcza w branżach o wysokim wolumenie transakcji lub tam, gdzie cena ma decydujące znaczenie dla zamknięcia transakcji[3][5].

Prawidłowe rozpoznanie kontekstu, adekwatny dobór rodzaju negocjacji oraz umiejętności negocjatora przesądzają o efektywności procesu negocjacyjnego i osiągnięciu celu[6].

Podsumowanie

Negocjacje to złożony proces, którego przebieg i rezultat zależą od wyboru odpowiedniego rodzaju oraz stylu. Kluczowe jest elastyczne dostosowanie strategii negocjacyjnej do sytuacji i oczekiwań stron, rozpoznanie interesów partnera oraz umiejętność wybrania takiej metody, która zapewni maksymalne korzyści przy minimalizowaniu ryzyka konfliktu i utraty relacji[6][2]. Efektywne negocjacje wymagają rzetelnego przygotowania, analizy dostępnych wariantów i stałej kontroli emocji w trakcie całego procesu. Ostatecznie to świadomy wybór rodzaju negocjacji decyduje o powodzeniu i trwałości wypracowanego porozumienia.

Źródła:

• [1] https://wartoszkolic.pl/baza-wiedzy/negocjacje-twarde-miekkie-i-rzeczowe/
• [2] https://www.projektgamma.pl/strefa-wiedzy/artykuly/rodzaje-negocjacji/
• [3] https://eventis.pl/artykul/negocjacje-w-biznesie-kompendium-wiedzy-id25
• [4] https://primumverbum.pl/typy-i-style-negocjacji/
• [5] https://szkolenia-sgp.pl/blog/negocjacje-w-biznesie-definicja-etapy-metody-n81
• [6] https://ibd.pl/wiedza-dla-biznesu/negocjacje-w-biznesie-definicja-rodzaje-strategie-zasady-etapy/
• [7] https://mtc.pl/blog/style-negocjacji/
• [8] https://serdecznecentrum.pl/negocjacje-definicja-rodzaje-techniki-i-przyklady/
• [9] https://repozytorium.uwb.edu.pl/jspui/bitstream/11320/10149/1/E_Roszkowska_Wybrane_modele_negocjacji.pdf
• [10] https://www.kreator-szkolenia.pl/blog/handel-i-obsluga-klienta/negocjacje-twarde-miekkie-i-rzeczowe/