Pit 4R do kiedy trzeba złożyć i o czym pamiętać?

PIT-4R to jedna z kluczowych deklaracji podatkowych dla płatników zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. Termin jej złożenia, prawidłowa forma oraz szczegóły dotyczące prawidłowego uzupełnienia są istotne nie tylko dla działów kadrowo-płacowych, lecz także dla każdej organizacji pełniącej funkcję płatnika. Poniżej przedstawiamy wszystkie najważniejsze informacje oraz praktyczne aspekty związane z deklaracją PIT-4R.

Do kiedy trzeba złożyć PIT-4R?

Deklarację PIT-4R należy złożyć najpóźniej do 31 stycznia roku następującego po zakończeniu roku podatkowego [1]. Dotyczy to m.in. rozliczenia za cały rok kalendarzowy z tytułu pobieranych i odprowadzanych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych [5]. Przykładowo, za rok 2024 czas na złożenie deklaracji upływa 31 stycznia 2025 roku [5]. Istnieje wyjątek – jeśli płatnik zakończy działalność przed 31 stycznia, musi złożyć deklarację do dnia zaprzestania działalności [5].

Przekroczenie terminu złożenia PIT-4R to wykroczenie skarbowe podlegające karze grzywny lub karze pozbawienia wolności [5].

Kogo dotyczy obowiązek złożenia deklaracji PIT-4R?

Obowiązek złożenia deklaracji PIT-4R mają wszystkie podmioty pełniące funkcję płatnika zaliczek na podatek dochodowy, czyli najczęściej pracodawcy zatrudniający pracowników na podstawie umowy o pracę, umów cywilnoprawnych lub w ramach płatnych praktyk [1][5]. Jeśli w danym roku podatkowym wypłacano wynagrodzenia i pobierano od nich zaliczki, obowiązek ten jest bezwzględny [1][2].

PIT-4R nie dotyczy jednoosobowych działalności gospodarczych oraz podmiotów, które nie dokonywały wypłat wymagających pobrania zaliczek [2]. Dokument nie obejmuje również przychodów zwolnionych z opodatkowania, od których nie pobiera się zaliczek [4].

Jak wypełnić i złożyć deklarację PIT-4R?

Deklaracja PIT-4R jest składana wyłącznie w formie elektronicznej [1]. Można to zrobić za pośrednictwem systemu e-Deklaracje, dedykowanych programów księgowych (np. Symfonia eBiuro) lub e-Urzędu Skarbowego [1][2]. Osoby fizyczne pełniące funkcję płatnika nie muszą korzystać z podpisu elektronicznego – wystarczy podanie danych autoryzujących [1].

Dostęp do e-Urzędu Skarbowego wymaga potwierdzenia tożsamości poprzez profil zaufany, bankowość elektroniczną lub aplikację mObywatel [2]. W systemie księgowym należy przejść do sekcji dotyczącej deklaracji PIT-4R, prawidłowo uzupełnić wszystkie wymagane pola, sprawdzić poprawność danych, podpisać dokument (elektronicznie lub danymi autoryzującymi) i przesłać do właściwego urzędu skarbowego [2].

Gdzie złożyć deklarację PIT-4R?

Deklarację PIT-4R przekazuje się do urzędu skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania płatnika (osoby fizycznej), siedziby płatnika (osób prawnych) lub miejsca prowadzenia działalności, jeśli nie ma siedziby [3]. Dokument składa się wyłącznie do urzędu skarbowego – nie trzeba przekazywać go pracownikom, zleceniobiorcom ani praktykantom [5].

PIT-4R – kluczowe dane i informacje praktyczne

W deklaracji PIT-4R wykazuje się zestawienie pobranych i odprowadzonych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych za cały rok kalendarzowy [7][6]. Każdy płatnik powinien uwzględnić tylko te kwoty, które rzeczywiście pobrał i przekazał fiskusowi za swoich pracowników lub zleceniobiorców [6]. W formularzu nie uwzględnia się wpływów zwolnionych z opodatkowania [4].

Kara za niezłożenie deklaracji w terminie lub za podanie nieprawdziwych informacji to grzywna lub kara pozbawienia wolności wynikające z przepisów Kodeksu karnego skarbowego [5]. Termin do 31 stycznia jest nieprzesuwalny, a płatnicy nie mogą się z niego zwolnić, o ile spełniają warunki ustawowe [1][5].

Najważniejsze procedury przy rozliczeniu rocznym

W ciągu roku podatkowego płatnik pobiera zaliczki od wynagrodzeń i regularnie odprowadza je do urzędu skarbowego. Deklaracja PIT-4R stanowi roczne podsumowanie tych wpłat [7]. Po wypełnieniu deklaracji poprzez odpowiednie narzędzie elektroniczne ważna jest skrupulatna kontrola wszystkich przekazanych danych oraz poprawne podpisanie i wysłanie pliku do odpowiedniego organu skarbowego [2].

Podmiot odnotowuje zaliczki w dokumencie PIT-4R wyłącznie z tytułu wynagrodzeń objętych obowiązkiem pobierania podatku dochodowego w Polsce, zgodnie z przepisami podatkowymi [1].

Podsumowanie – o czym należy pamiętać?

• PIT-4R składa się wyłącznie elektronicznie [1]
• Ostateczny termin upływa 31 stycznia następnego roku [1]
• Obowiązek dotyczy wszystkich podmiotów pełniących w danym roku rolę płatnika zaliczek na podatek dochodowy [1][5]
• Brak złożenia deklaracji w terminie grozi sankcjami karnymi skarbowymi [5]
• Dokument nie dotyczy jednoosobowych działalności oraz podmiotów niewypłacających wynagrodzeń wymagających pobrania zaliczki [2]
• Składanie deklaracji odbywa się do właściwego urzędu skarbowego [3]

Źródła:

• [1] https://symfonia.pl/blog/kadry-i-place/poradnik-kadrowej/pit-4r-co-to-jest-i-jak-wypelnic-te-deklaracje/
• [2] https://mk.rp.pl/blog/pit-4r/
• [3] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-jak-wypelnic-pit-4r
• [4] https://pckp.pl/baza-wiedzy/co-to-jest-pit-4r/
• [5] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-gdzie-skladac-pit-4r-za-zatrudnionych-pracownikow
• [6] https://www.platnik.e-pity.pl/pit4r/jak-wypelnic-pit-4r/
• [7] https://www.positiv.pl/pit-4r-co-to-jest-i-jak-wypelnic/